Pembuatan Sistem Administrasi Nilai Siswa MAN
PEMBUATAN SISTEM ADMINISTRASI NILAI SISWA (SIANIS)
MAN NEGERI 2 SEMARANG
Selamet Hanafi
Guru TIK Madrasah Aliyah Negeri Semarang
ABSTRAK
MA Negeri 2 Semarang memiliki sistem administrasi yang kompleks, sehingga tidak relevan lagi apabila data didokumentasikan secara manual. Selain begitu rumit dan tidak praktis, dokumentasi data dengan menyimpannya dalam bentuk kertas memiliki banyak resiko yang mengakibatkan hilangnya data. Karena itu dibutuhkan sistem baru yang terkomputerisasi dan terintegrasi agar dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan akurat. Aplikasi dibuat berbasis web menggunakan bahasa PHP, database Mysql, server apache, dan sistem operasi Ubuntu server 16.04. Pengguna aplikasi dibedakan menjadi enam hak akses yaitu untuk administrator, tata usaha, guru, keuangan, wakil kepala madrasah, dan siswa. Dari hasil peng-ujian program menunjukkan bahwa aplikasi ini mampu memproses data administrasi yang meliputi data siswa, data pembayaran, dan nilai dengan baik dan menghasilkan informasi secara lengkap dan akurat sesuai dengan kebutuhan madrasah.
Kata kunci: sistem administrasi, madrasah, siswa
1. Pendahuluan
MA Negeri 2 Semarang memiliki sistem administrasi yang kompleks, sehingga sudah tidak relevan lagi apabila data didokumentasikan secara manual. Selain begitu rumit dan tidak praktis, dokumentasi data dengan menyimpannya dalam bentuk kertas memiliki banyak resiko yang mengakibatkan hilangnya data.
Dengan melihat permasalahan di atas maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat mempermudah pengerjaan administrasi madrasah. Sehingga pengelolaan administrasi yang rumit, tidak praktis, dan memiliki banyak resiko dapat menjadi mudah dengan adanya sistem ini.
Berdasarkan penelitian Hanover, developer suatu sistem lebih baik berfokus pada pengembangan sistem yang lebih baik dibandingkan meningkatkan kepuasan pengguna dengan sistem yang sudah ada [1].
Selain itu, dengan melakukan identifikasi akar permasalahan akan meningkatan kualitas suatu sistem informasi [2]. Dari beberapa penelitian terhadap sistem informasi klinik, penggunaan sistem informasi yang terkomputerisasi meningkatkan waktu dalam proses administrasi [3].
2. Analisis sistem
Kegiatan administrasi di madrasah ini masih dikelola secara manual, adapun kegiatan administrasi yang ada di madrasah ini, yaitu:
2.1 Penerimaan peserta didik baru
Calon siswa mengisi formulir tersebut dengan lengkap serta menyerahkan lampiran -lampiran yang diperlukan oleh pihak madrasah sesuai dengan syarat yang telah berlaku. Pada batas waktu yang telah ditentukan calon siswa harus mengumpulkan berkas pendaftaran dan mengikuti wawancara antara pihak madrasah (Panitia Penerimaan Peserta Didik Baru) dengan orang tua / wali siswa.
Jalur penerimaan siswa baru yang terdapat di madrasah ini ada 2 jalur, yaitu: jalur prestasi dan jalur umum. Jalur- jalur ini mempunyai perbedaaan dalam persyaratan pendaftaran. Siswa yang telah mengikuti semua prosedur penerimaan peserta didik baru dan telah melakukan wawancara oleh pihak madrasah maka telah diterima sebagai siswa di madrasah ini.
2.2 Penempatan kelas siswa
Peserta didik ditempatkan dalam suatu kelas berdasarkan nilai rapor, nilai ujian nasional, serta tes penjurusan. Setiap jurusan (ilmu keagamaan, matematika dan ilmu alam, ilmu sosial, ilmu bahasa) memiliki syarat nilai dari mata pelajaran tertentu yang harus dipenuhi siswa apabila ingin mengambil suatu jurusan program studi.
2.3 Jadwal belajar mengajar
Jadwal mengajar guru di catat dalam papan jadwal mata pelajaran yang terletak di ruang guru. Jadwal belajar mengajar ini diatur oleh wakil kepala madrasah bagian kurikukum pada saat awal tahun pelajaran baru. Jumlah jam dalam satu minggu untuk suatu mata pelajaran mengikuti ketentuan yang sudah berlaku dari Kementerian Agama, sedangkan jam mengajar guru mata pelajaran disesuaikan dengan jam minimal guru yakni 24 jam tatap muka
Jadwal belajar siswa dibagi menjadi sesi-sesi, satu sesi pelajaran berlangsung selama 45 menit. Hari Senin siswa mengikuti KBM sebanyak 10 sesi. Hari Selasa sampai Kamis siswa harus mengikuti pelajaran sebanyak 8 sesi. Hari Jumat siswa mengikuti 5 sesi. Hari Sabtu siswa mengikuti 8 sesi.
Pada hari Jumat jam istirahat diletakkan setelah sesi ke-3, selain hari Jumat jam istirahat diletakkan setelah sesi ke-4 dan ke-7.
2.4 Ketidakhadiran siswa
Setiap kelas memiliki papan ketidakhadiran kelas yang berguna untuk mencatat siswa yang tidak masuk. Keterangan ketidakhadiran bagi siswa yang tidak hadir dibagi menjadi 3, yaitu: sakit, ijin, alpa. Adapun aturan mengenai ketidakhadiran siswa sebagai berikut:
– Sakit selama 3 ( tiga ) hari atau lebih dengan surat dokter
– Sakit kurang dari 3 ( tiga ) hari dengan pemberitahuan orang tua / wali
– Keperluan lain yang dapat dipertanggungjawabkan dengan surat orang tua / wali
– Tidak dibenarkan ijin dalam waktu lebih dari 3 ( tiga ) hari berturut – turut
– kecuali sakit. Jika itu terjadi, dalam absen hanya dicantumkan 3 ( tiga ) hari selebihnya dianggap alpa.
Guru yang mengajar akan mengisi jurnal yang di dalamnya memuat daftar siswa yang tidak hadir, selanjutnya jurnal tersebut diserahkan kepada BK. Seluruh siswa yang tidak hadir akan dicatat dalam papan ketidakhadiran madrasah. Data mengenai ketidakhadiran siswa dicatat dalam rapor yang diterima siswa pada akhir semester.
2.5 Pemberian poin pelanggaran tata tertib
Untuk meningkatkan kedisiplinan siswa, madrasah mempunyai tata tertib. Pelanggaran terhadap tata tertib yang ada mengakibatkan siswa memperoleh point pelanggaran. Jumlah point pelanggaran yang diberikan kepada siswa sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan oleh siswa tersebut. Perihal mengenai pemberian point pelanggaran bagi para siswa diatur dalam buku pribadi siswa. Jumlah poin akan menjadi pertimbangan dalam penentuan kenaikan kelas.
2.6 Pembayaran biaya madrasah
Pembayaran biaya madrasah dikelola oleh tata usaha madrasah. Pembayaran biaya madrasah dibagi menjadi 3 tipe, yaitu:
– Syahriyah (Khusus kelas XI dan XII, kelas X tidak dibebani)
Pembayaran Syahriyah adalah pembayaran rutin yang harus dibayar oleh siswa.
– Dana Pengembangan Madrasah
Pembayaran DPM dilakukan dengan cara tunai atau bisa juga cara mengangsur
– Tunggal
Pembayaran biaya madrasah yang hanya membayar sekali, seperti: kartu OSIS, kartu Perpustakaan, Pentas Seni, dan studi tour.
Cara pembayaran melalui tata usaha madrasah adalah siswa menyerahkan buku pembayaran kepada pihak madrasah yang telah diisi untuk pembayaran dalam bulan tersebut. Buku pembayaran sumbangan pendidikan dibuat rangkap 2, yaitu lembar yang pertama digunakan sebagai bukti bagi siswa pembayar, lembar kedua digunakan sebagai dokumentasi madrasah.
2.7 Penilaian belajar
Madrasah ini menerapkan kurikulum 2013 sesuai dengan sistem pendidikan saat ini. Hasil belajar siswa dapat diklasifikasi ke dalam dua ranah (domain):
– Domain kognitif (pengetahuan atau yang mencakup kecerdasan bahasa dan kecerdasan logika – matematika)
– Domain psikomotor (keterampilan atau yang mencakup kecerdasan kinestetik, kecerdasan visual-spasial, dan kecerdasan musikal).
Dalam K13 setiap mata pelajaran mempunyai nilai minimal yang disebut BKM (Batas Ketuntasan Minimal), dimana siswa yang memperoleh nilai dibawah nilai (batas ketuntasan minimal) akan mengikuti remidi (pengulangan) sampai nilai siswa tersebut bisa mencapai nilai BKM. Nilai maksimal / nilai yang akan dicatat dalam form nilai bagi siswa yang mengikuti remidi sama dengan nilai BKM dari mata pelajaran tersebut. Rumus Pengitungan Nilai Rapor ditentukan oleh guru mapel.
Peserta didik dinyatakan naik kelas apabila memiliki nilai kurang paling banyak pada 3 mata pelajaran yang bukan merupakan mata pelajaran yang menjadi ciri khas program jurusan tersebut. Peserta didik dinyatakan lulus madrasah apabila menelesaikan seluruh program pembelajaran, lulus ujian madrasah, dan lulus ujian nasional
2.8 Pembagian rapor siswa
Dalam satu semester siswa akan menerima laporan hasil nilai belajar / rapor. Pengisian nilai rapor dilakukan oleh guru wali masing-masing kelas. Guru mata pelajaran akan memberikan laporan nilai-nilai mata pelajaran kepada wali kelas dari kelas yang diajarnya. Data mengenai absensi siswa akan diperoleh dari buku absensi kelas. Data yang berhubungan dengan ekstrakurikuler akan diberikan oleh pembina ekstrakurikuler.
2.9. Penulisan ijazah
Ijazah akan diberikan oleh pihak madrasah kepada siswa kelas XII yang telah menyelesaikan masa studinya. Ijazah merupakan surat yang menyatakan bahwa seorang siswa telah tamat belajar dan juga berisi mengenai laporan hasil nilai siswa tersebut.
3. Desain sistem
Sistem dibedakan untuk lima macam user yaitu administrator, tata usaha, guru, wakil kepala madrasah, dan siswa.
Aplikasi yang terdapat di halaman administrator, meliputi:
· pengelolaan pengguna aplikasi
· pengelolaan password pengguna.
Aplikasi yang terdapat di halaman tata usaha, meliputi:
· pencatatan data siswa yang meliputi data pribadi siswa
· pencatatan pendaftaran siswa baru
· penempatan siswa dalam suatu kelas secara manual pada saat awal tahun ajaran baru
· pencatatan data guru
· pembuatan surat keterangan lulus dan ijazah sementara bagi siswa kelas XII
Aplikasi yang terdapat di halaman keuangan, meliputi:
· pembayaran biaya madrasah meliputi: biaya spp, biaya seragam
· pembuatan tanda bukti pembayaran biaya madrasah
· pembuatan daftar transaksi pembayaran
Aplikasi yang terdapat di halaman guru, meliputi:
· penghitungan hasil akhir nilai siswa per mata pelajaran dari nilai tugas dan nilai tes yang diinputkan beserta formulanya.
· pembuatan daftar siswa yang harus mengikuti ujian ulangan / remidial
· pencatatan perilaku siswa / catatan pribadi siswa.
· pencatatan ketidakhadiran siswa
· pembuatan catatan pribadi siswa
· pengolahan nilai ekstrakurikuler
Aplikasi yang terdapat di halaman wakil kepala madrasah bagian kurikulum, meliputi:
· pembagian tugas guru mata pelajaran
· kerangka / template rapor
Aplikasi yang terdapat di halaman siswa meliputi:
· data pribadi siswa
· nilai harian
· rapor
4. Pengujian sistem
Sistem digunakan oleh enam kelompok pengguna yaitu administrator, tata usaha, guru, keuangan, waka kurikulum dan siswa. Berikut ini tampilan halaman login.
Gambar 1. Halaman Login Sianis
Setelah pengguna login, sistem akan mendeteksi hak akses yang dimiliki oleh pengguna.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menggunakan sistem administrasi madrasah ini adalah:
a. Pengguna admin menambahkan pengguna guru, waka kurikulum, tatausaha, dan keuangan. Berikut ini halaman menambahkan pengguna baru
Gambar 2. Halaman penambahan pengguna
b. Pengguna waka kurikulum menambahkan data tahun pelajaran, daftar jurusan, daftar kelas, daftar wali kelas, data kepala madrasah, pembagian tugas guru, dan kerangka rapor. Pengguna waka kurikulum mengisi data tahun pelajaran seperti halaman berikut
Gambar 3. Halaman penambahan tahun pelajaran
Tampilan halaman daftar jurusan ditunjukkan gambar berikut.
Gambar 4. Halaman daftar jurusan
Tampilan halaman daftar kelas ditunjukkan gambar berikut.
Gambar 5. Halaman daftar kelas
Tampilan halaman pembagian tugas guru ditunjukkan gambar berikut.
Gambar 6. Halaman daftar pembagian tugas guru
Halaman pembuatan kerangka / template rapor ditunjukkan gambar berikut.
Gambar 7. Halaman pembuatan kerangka rapor
c. Pengguna tatausaha menambahkan data siswa, menempatkan siswa ke kelas, membuat daftar ekstrakurikuler dan mengisi pembina ekstrakurikuler.
Halaman penambahan data siswa ditunjukkan gambar berikut.
Gambar 8. Halaman penambahan data siswa.
d. Pengguna keuangan menambahkan daftar macam pembayaran dan memasukkan data pembayaran siswa. Tampilan halaman penerimaan pembayaran ditunjukkan gambar berikut.
Gambar 9. Halaman penerimaan pembayaran
e. Pengguna guru mengisi nilai, membuat analisis, mengisi nilai remidi, dan memproses deskripsi ketercapaian kompetensi. Guru yang memperoleh tugas sebagai pembina ekstrakurikuler. Guru yang mendapat tugas sebagai walikelas mengisi deskripsi sikap spiritual dan sikap sosial. Halaman pengisian nilai ditunjukkan gambar berikut.
Gambar 10. Halaman pengisian nilai
Hasil belajar siswa diwujudkan dalam rapor yang dapat diunduh dalam format pdf seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
Gambar 11. Tampilan rapor
5. Simpulan
Aplikasi yang dirancang dan dibuat dapat mengakomodasi kebutuhan MAN 2 Semarang, mulai dari pencatatan data siswa, data pembayaran, maupun data nilai.
Referensi
Informs. Keys to success in information systems: quality and usefulness, not user satisfaction, says current management insights. 2009 22 Juni http://www.informs.org/article.php?id=1257.
Thi T., Markus Helfert (2008) An information system quality framework based on information system architectures. Information Systems Development Challenges in Practice, Theory, and Education Volume 2. Springer.
Balas E (2001) Information systems can prevent errors and improve quality. Journal of the American Medical Informatics Association. PubMed Central.