Studi Deskriptif Proses Rekrutmen Dan Seleksi Pada Lembaga Jasa Pendidikan Tinggi

STUDI DESKRIPTIF PROSES REKRUTMEN DAN SELEKSI

PADA LEMBAGA JASA PENDIDIKAN TINGGI

Aveanty Miagina

Manajemen-Fishum-Univ. Halmahera

ABSTRAK

Rekrutmen dan seleksi tenaga edukatif dan non edukatif di lembaga pendidikan tinggi seyogyanya mengacu pada ketentuan-ketentuan standar yang dimiliki oleh lembaga. Akan tetapi karena hal ini belum dimiliki oleh lembaga maka proses rekrutmen dan seleksi menjadi kurang efektif untuk memperoleh sumberdaya manusia yang mumpuni untuk menjalankan tugas-tugas kelembagaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses seleksi dan rekrutmen yang dilakukan di Uniera. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang menggunakan pendekatan purposive sampling dalam melakukan pengambilan sampling. Hasil penelitian menunjukkan dalam proses rekrutmen lembaga menggunakan metode tertutup dimana untuk proses seleksinya hanya melalui seleksi adminitratif dan wawancara.

Kata Kunci: Proses rekrutmen, proses seleksi

PENDAHULUAN

Sumber daya manusia merupakan aset yang berharga dalam sebuah organisasi guna mencapai tujuan secara optimal. Pada prinsipnya fokus utama manajemen sumberdaya manusia adalah memeberikan kontribusi terhadap keberhasilan sebuah organisasi tidak terkecuali organisasi pendidikan tinggi. Agar produktivitas sebuah perguruan tinggi berjalan lancar diperlukan sumberdaya manusia yang mumpuni baik sebagai tenaga edukatif maupun tenaga non edukatif dengan memperhatikan prinsip ”the right man in the right process”. Merujuk pada hal ini maka yang perlu diperhatikan pada awalnya tentunya adalah pada proses rekruitmen dan seleksi yang bertujuan untuk merekrut tenaga kerja sesauai dengan kebutuan perguruan tinggi. Pelaksanaan rekruitmen dan seleksi merupakan tugas yang tidak mudah dilakukan karena membutuhkan tanggung jawab yang besar. Ini disebabkan kualitas sumberdaya manusia yang akan digunakan sangat bergantung kepada bagaimana prosedur rekruitmen dan seleksi dilaksanakan.

Perguruan tinggi dituntut untuk memenuhi ketersediaan tenaga edukatif maupun non edukatif yang berkompeten dan memiliki kualifikasi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan agar dapat menunjang keberhasilan lembaga dalam mencapai visi yang sudah disepakati bersama. Dapat dikatakan bahwa keberhasilan suatu perguruan tinggi dalam mengemban visi dan misinya sangat ditentukan oleh peningkatan kualitas kerja lembaga perguruan tinggi yang salah satunya tergambar melalui keberadaan tenaga edukatif dan juga tenaga non edukatif yang dimiliki.

Universitas Halmahera (Uniera) sebagai salah satu perguruan tinggi di Kabupaten Halmahera Utara – Propinsi Maluku Utara yang telah berkiprah selama kurang lebih 8tahun dan memiliki 4 fakultas serta 13 program studi, telah memiliki tenaga edukatif dan non edukatif sebanyak 82 orang.

Tabel 1

Jumlah tenaga Edukatif dan non edukatif Uniera

Sumber : Data primer, 2016

Masih ada tenaga edukatif yang memiliki kualifikasi Strata Satu dimana melihat pada aturan yang berlaku maka untuk menjadi tenaga edukatif minimal menempuh pendidikan Srata dua. Untuk itu saat ini untuk di Uniera pun sudah tidak menerima tenaga edukatif yang masih berada pada kualifikasi akademik starata satu sementara untuk mengatasi hal ini semua tenaga edukatif yang masih berada pada jenjang strata satu telah menjalani studi lanjut ke jenjang strata dua.

Untuk mendukung peningkatan dan pengembangan kualitas tenaga edukatif, perencanaan dan pengembangan tenaga edukatif yang mencakup proses rekrutmen, peningkatan kualifikasi atau latar belakang pendidikan tenaga edukatif harus dilakukan secara cermat dengan memperhatikan aspek kebutuhan untuk menjamin perkembangan kualitas penyelenggaraan pendidikan bidang keilmuan pada suatu jurusan dan proses belajar yang efektif dan efisien. Merujuk pada hal ini maka Uniera, dalam hal ini yayasan perlu memerhatikan proses rekrutmen untuk mendapatkan tenaga kerja baik tenaga edukatif dan tenaga non edukatif yang handal dan mumpuni. Hal ini karena kualitas sumberdaya manusia yang dimiliki sangat tertgantung pada pelaksanaan proses rekrutmern dan seleksi yang digunakan. Mencermati hal ini penulis melakukan kajian untuk mendapatkan gambaran mengenai proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan Uniera untuk mendapatkan tenaga-tenaga handal dan mumpuni.

Tujuan dari kajian ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan di perguruan tinggi dalam hal ini Universitas Halmahera sehingga dapat menjadi masukan bagi manajemen Uniera untuk melakukan evaluasi bila diperlukan di kemudian hari.

Tinjauan Pustaka

Sebagian organisasi memiliki pendekatan yang menarik dalam mencari tenaga kerja, tentu saja tergantung dari budaya tiap organisasi. Untuk itu tidak selamanya tiap organisasi memiliki pendekatan yang sama dalam melakukan rekrutmen. Dapat dikatakan rekrutmen merupakan proses komunikasi timbal balik dimana pelamar menginginkan informasi mengenai beragam informasi dari perusahaan yang akan diajukan lamarannya sedangkan organisasi atau perusahaan merupakan pihak yang juga mengharapkan informasi dari para calon pelamar. Simamora (2006) mendefinisikan rekrutmen sebagai serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar keja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. Ini dipertegas oleh Gomes (1997) yang menyatakan rekrutmen sebagai proses mencari, menemukan dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.

Masih banyak lagi definisi mengenai rekrutmen yang dikemukakan para ahli, namun secara prinsip rekrutmen bertujuan untuk mendapatkan pegawai yang tepat bagi suatu jabatan tertentu sehingga orang tersebut mampu bekerja secara optimal dan bisa bertahan untuk jangka waktu yang panjang pada posisi tersebut. Inilah yang disebut dengan prinsip the right man in the right place. Pemilihan orang yang kurang tepat memberi dampak yang signifikan terhadap perkembangan organisasi. Simamora (2006) menyebutkan beberapa tujuan dilakukannya perekrutan pegawai, antara lain:

1. Memikat para pelamar kerja sehingga oraganisasi memilikikesempatan untuk memilih calon pelamar yang diangap layak menduduki sebuah posisi sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan oraganisasi.

2. Meningkatkan citra organisasi sehingga meskipun para pelamar gagal diterima mereka tetap memiliki citra yang baik terhadap organiasi tersebut.

3. Mencari dan menghasilkan tenaga kerja yang memiliki komitmen dan loyal terhadap perusahaan untuk jangka panjang.

Untuk mendapatkan hasil yang optimal maka proses rekrutmen dan seleksi menjadi ujung tombak untuk mendapatkan tenaga kerja yang handal dan mumpuni serta bisa bersaing di era yang makin kompetitif ini. Adapun tahapan dalam melakukan proses rekrutmen dan seleksi antara lain (Subekhi & Jauhar, 2012):

1. Mengidentifikasi jabatan yang lowong dan jumlah tenaga yang diperlukan, biasanya ini terjadi apabila terjadi pemindahan karyawan ke tempat lain baik dalam wujud promosi, demosi maupun PHK.

2. Melakukan review dan memperbaharui uraaian pekerjaan serta spesifikasi pekerjaan untuk posisi tersebut.

3. Mengindentifikasi sumber pelamar yang tepat dan memenuhi syarat.

4. Memilih metode rekrutmen yang paling tepat untuk setiap jabatan, ini bertujuan untuk menggunakan alternatif metode terbaik untuk melakukan komunikasi yang paling efektif untuk menarik pelamar yang memenuhi syarat.

5. Memanggil kandidat yang memenuhi persyaratan jabatan, tahapan ini dilakukan setelah pelamar mengisi formulir lamaran pekerjaan yang telah disediakan unuk selanjutnya diproses dalam tahap seleksi.

6. Menyaring atau menyeleksi pelamar, tahapan ini dilaksanakan apabila jabatan yang diisi memelukan ciri-ciri fisik dan psikis tertentu yang tidak dimiliki setiap orang dan ada lebih banyak kandidat yang tersedia dibandingkan jumlah jabatan yang akan diisi.

7. Membuata penawaran kerja, kegiatan pada tahap ini adalah menyiapakan perjanjian kerja dengan terlebih dahulu memperkenalkan secara mendetail akan peraturan dan budaya organisasi serta memastikan kapan pelamar masuk untuk pertama kalinya.

8. Mulai bekerja, ini terjadi setelah pelamar menerima penawaran kerja sehingga pada saat tersebut yang bersangkutan sudah menjadi pegawai.

Untuk melakukan proses tahapan rekrutmen hingga selesai ada dua metode perekrutan pelamar yang terdiri dari metode tertutup dan metode terbuka. Pada metode tertutup informasi perekrutan hanya diberikan kepada para keryawan atau orang-orang tertentu saja sehingga lamaran yang masuk relative lebih sedikit. Artinya kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik juga lebih sulit. Sedangkan pada metode terbuka akan memungkinkan mendapatkan pelamar berkualitas dalam jumlah lebih banyak karena metode seperti ini penyebaran informasinya lebih luas, bisanya melalui periklanan pada media masa baik cetak maupun elektronik.

Pada tahapan rekrutmen yang keenam yaitu tahap seleksi diperlukan serangkaina test dimana hasilnya akan digunakan sebagai tolak ukur untuk memilih pelamar yang memenuhi kualifikasi yang ditetapkan organisasi. Rivai di dalam Subekhi & Jauhar (2012) menyatakan bahwa seleksi sendiri merupakan kegiatan dalam manajemen sumber daya manusia yang dilakukan setelah proses rekrutmen dimana telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih dan ditetapkan sebagai pegawai. Hasibuan (2012) mengatakana ada dua pendekatan dalam melakukan seleksi pegawai, antara lain:

1. Successive Hurdles, merupakan sistem seleksi yang dilaksankaan berdasarkan ukuran testing, artinya jika pelamar tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak diijinkan mengikuti testing berikutnya dan dinyataka gugur.

2. Compensatory Selection Approach, adalah sistem seleksi yang dilakukan dengan cara pelamar mengikuti seluruh testing kemudian dihitung nilai rata-rata tes apakah mencapai standar atau tidak. Pelamar yang mencapai nilai standar dinyatakan lulus sedangkan pelamar yang tidak mencapai standar dinyatakan gugur atau tidak diterima.

Kedua sistem seleksi ini dapat digunakan sesuai dengan ketentuan dan budaya dari sebuah organisasi. Ada beberapa tahapan dalam proses seleksi:

1. Tes Pengetahuan Akademik, yang bertujuan untuk mengetahui tingkat penguasaan materi pengetahuan akademik calon pegawai dimana materi yang diberikan harus sesuai dengan bidang dan tingkat pendidikan calon pegawai;

2. Tes Psikologi, diberikan oleh ahli psikolog untuk mengungkap kemampuan potensial, minat, bakat, motivasi, kepribadian yang dimiliki calon pegawai;

3. Wawancara, merupakan salah satu teknik seleksi pegawai yang dilakukan dengan cara tanya jawab untuk mengetahui data pribadi calon pegawai.

Metode Penelitian

Jenis penelitian yang dipakai adalah penelitian kualitatif dimana teknik pengumpalan data dilakukan secara triangulasi atau gabungan, dengan analisa data yang bersifat kualitatif. Jenis data yang digunakan adalah data kualitatif yang merupakann dokumen pribadi, catatan lapangan, ucapan dan tindakan responden dan dokumen pendukung lainnya (Sugiyono, 2012). Data kualitatif diungkapkan dalam bentuk kalimat serta uraian-uraian bahkan dapat berupa cerita dalam bentuk narasi pendek. Disini data yang dimaksudkan berupa keterangan-keterangan seperti, yaitu berawal pada data dan bermuara pada kesimpulan (Bungin, 2007).

Data yang dipakai berasal dari data primer dan data sekunder dimana sumber data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul sedangkan data sekunder merupakan data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data yang tersedia lewat dokumen-dokumen yang langsung dapat diakses (Sugiyono, 2012). Ini bisa dalam bentuk struktur organisasi, sejarah dan data pegawai. Sedangkan data primer bersumber dari transkrip hasil wawancara dengan para responden atau nara sumber.

Dalam memilih sampling menggunakan teknik nonprobability sampling yaitu teknik pengambilan sampel yang tidak memberi peluang atau kesempatan yang sama bagi setiap anggota populasi untuk dipilih menadi sampel. Teknik yang dipakai adalah purposive sampling yaitu teknik pengambilan sampel dalam hal ini responden atau sumber informasi berdasarkan pertimbangan tertentu. Sedangkan metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah pengumpulan data berdasarkan pengalaman individu (individual life history). Artinya yang dimaksud dengan data pengalaman individu adalah keterangan mengenai apa yang sudah dialami individu sebagai warga masyarakat yang sedang menjadi objek penelitian. Seperti yang ditegaskan oleh Koentjaraningrat (1997) bahwa manfaat yang diperoleh peneliti adalah dengan memperoleh pandangan dari dalam melalui reaksi, tanggapan, intepretasi dan penglihatan para warga terhadap dan mengenai masyarakat yang bersangkutan. Peneliti juga menggunakan metode observasi dan wawancara dalam mengumpulkan data. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah pertama mengelompokkan data berdasarkan karakteristik responden, kedua melakukan pendekatan kualitatif untuk menggambarkan secara mendetail mengenai proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan di Universitas Halmahera, ketiga melakukan penggabungan kajian pustaka, data serta pengalaman informan serta kenyataan di lapangan.

Hasil Penelitian dan Pembahasan

Dari hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa Manajemen Uniera belum melakukan semua tahapan dalam proses rekrutmen secara lengkap. Ada banyak tahapan yang tidak dilakukan dan langsung meloncat ke tahapan proses rekrutmen berikutnya. Dari keseluruhan tahapan rekrutmen hanya proses pemasukan surat lamaran saja yang diikuti oleh smua pelamar baik sebagai tenaga edukatif maupun tenaga non edukatif. Namun tahapan lainnya tidak diikuti karena biasanya saat pelamar lolos secara administratif yang dilihat melalui surat lamaran dan dokumen pendukung lainnya maka yang bersangkutan akan diwawancarai dan bila dinyatakan lolos maka dapat langsung bekerja dengan proses masa kontrak terlebih dahulu baru diangkat sebagai tenaga tetap.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa semua tenaga yang saat ini menjadi tenaga tetap Uniera memasukkan surat lamaran dan melalui proses wawancara. Tabel 2 berikut ini menyajikan secara sederhana informasi mengenai seleksi dan rekrutmen yang diperoleh dari hasil wawancara dengan beberapa narasumber.

Metode rekrutmen yang digunakan adalah metode rekrutmen tertutup yang hanya mengandalkan infomasi bagi kalangan internal lembaga saja, sehingga tidak memerlukan publikasi di media cetak dan elektronik untuk menginformasikan adanya lowongan pada posisi tertentu. Ini tentu saja meminimalkan biaya publikasi namun memberikan dampak bagi hasil rekrutmen yang dilakukan mengingat semakin sedikit pelamar maka semakin kecil kesempatan lembaga untuk mendapatkan tenaga kerja sesuai dengan kualifiksi yang diharapkan. Selama ini sumber informasi berasal dari pihak internal yang biasanya memberikan informasi kepada calon pelamar. Selain itu saat ini Uniera melakukan regenerasi staf tenaga edukatif yang berasal dari alumnus Uniera sendiri sehingga biasanya mahasiswa yang sudah menajdi asisten dosen akan diprospek untuk menjadi tenaga edukatif ataupun tenaga non edukatif setelah yang bersangkutan lulus dengan memasukkan lamaran terlebih dahulu.

Tahap-tahap dalam pelaksanaan rekrutmen pada Uniera belum berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur rekrutmen pada umumnya. Hal ini dapat dilihat dengan tidak adanya perencanaan sumberdaya manusia yang terintegerasi dengan baik antar unit yang terkait membuat kesulitan dalam proses perekrutan. Ini berdampak pada terhambatnya proses pengidentifikasian jabatan melalui analisis jabatan untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan oleh tiap unit yang ada.

Proses seleksi yang dilakukan oleh lembaga Uniera juga belum berjalan sebagaimana mestinya. Hal ini terlihat dari tidak adanya tahapan tes dalam proses seleksi. Misalnya dalam seleksi tenaga edukatif, tidak melalui serangkaian tes dan metode seleksi yang diterapkan hanya sebatas pada penentuan kualifikasi minimum berupa tingkat pendidikan. Padahal utuk mendapatkan seorang pelamar yang dianggap handal dan mumpuni sebagai tenaga edukatif seharusnya ditunjukkan juga dengan kemampuannya melalui rangkaian tes seperti tes pengetahuan akademik, tes psikologi dan yang terakhir adalah wawancara. Tes psikologi biasanya berada diurutan pertama kemudian diikuti tes pengetahuan akademik dan wawancara. Bagi lowongan tenaga edukatif, tes psikologi digunakan untuk mengukur seberapa jauh kemampuan potensial, minat, bakat, emosi, motivasi kepribadian maupun kemampuan lain yang dimiliki. Tes psikologi yang biasanya dilakukan oleh ahli psikolog diperlukan minimal untuk menggambarkan kepribadian dari seorang calon tenaga edukatif. Sedangkan tes pengetahuan akademik biasanya diaplikasikan melalui presentasi satu materi yang terkait dengan disiplin ilmu yang dimiliki calon tenaga edukatif di tingkat fakultas sehingga tim penyeleksi bisa mengukur kemampuan rata-rata calon tenaga edukatif yang terlihat dari keterampilan berkomunikasi saat presentasi dan diskusi tanya jawab maupun penguasaan materi yang disajikan. Setelah melewati kedua tes ini baru bisa dilakukan wawancara kerja. Dengan adanya rangkaian tes seleksi ini maka dipastikan bahwa lembaga bisa mendapatkan pelamar yang terbaik sesuai dengan kualifikasi yang diharapkan.

Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis proses rekrutmen dan seleksi yang telah diuraikan sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pelaksanaan rekrutmen yang selama ini digunakan dengan menggunakan metode tertutup

dimana tanpa dipublikasikan secara luas melalui media cetak. Tahapan seleksi hanya melalui proses seleksi administrasi dan wawancara.

2. Hasil dari pelaksanaan rekrutmen dan seleksi kurang efektif karena tidak melalui metode terbuka sehingga kurang banyak pelamar pekerjaan, hal ini juga berdampak pada berkurangnya pelamar-pelamar potensial yang bisa diperoleh lembaga.

Saran yang bisa disampaikan bagi lembaga sebagai bahan pertimbangan adalah perlunya metode rekrutmen yang bersifat terbuka sehingga akan mendatangkan calon pelamar yang lebih beragam yang berdampak pada tersedianya alternatif pilihan bagi lembaga. Selain itu perlu diberlakukan penetapan standar proses seleksi yang menjadi acuan dalam proses rekrutmen tenaga baik tenaga edukatif maupun non edukatif yang akan berdampak secara signifikan terhadap kualitas lembaga.

Daftar Pustaka

Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Prenada Media Group.

Gomes, Faustino C.,Dr. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Andi Offset.

Hasibuan, Malayu S.P. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia (Cetakan Keenam Belas). Jakarta: Bumi Aksara.

Koentjaraningrat. 1997. Metode-metode Penelitian Masyarakat (Edisi Tiga). Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Mathis, L.,Robert, & Jackson,M.,John. 2012. Human Resources Management. Jakarta: Salemba Empat.

Moleong, L.J. 2007. Metode Penelitian Kualitatif (Edisi Revisi). Bandung: Remaja Rosdakarya.

Simamora, Henry. 2006.Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Revisi)Yogyakarta: STIE YKPN

Subekhi, Akhmad, Mohammad Jauhar. 2012. Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Prestasai Pustaka Jakarta.

Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabet.