IMPLEMENTASI ADMINISTRASI PERKANTORAN

DI LINGKUNGAN KANTOR

 

Rusdan

SMK Negeri 1 Sukoharjo, Jawa Tengah

 

ABSTRAK

Istilah kantor diartikan sebagai ruangan yang digunakan untuk kegiatan penanganan informasi. Penanganan informasi tersebut meliputi menerima, merekam atau menyimpan, mengatur, memberi informasi serta melindungi aset kantor. Kegiatan tersebut termasuk fungsi dasar kantor yang ditunjang oleh fungsi pendukunglain, seperti kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Pelaksanaan fungsi manajemen, pengembangan sistem kantor, pendesainan formulir, serta pengajuan fasilitas kantortidak dapat dikesampingkan dalam administrasi perkantoran. Maka diperlukan adanya pembahasan tentangadministrasi perkantoran di lingkungan kantor.Pembahasanartikel ini meliputi bagaimana cara menciptakan lingkungan kerja kondusif di kantor, dan bagaimana mengimplementasikan administrasi perkantoran di lingkungan kantor yang baik.Bentuk artikel ini merupakan jurnal umum. Teknik pengumpulan data menggunakan analisis konten dan melakukan 12 kutipan dari para ahli dan buku yang dimuat sebagai referensi.              Artikel ini menguraikan tentang(1)Lingkungan kantor yang kondusif adalah suatu kantor yang dapat memberikan fungsinya secara maksimal, modern, dan menunjukkan hubungan antar orang (social kultural) yang terlibat dalam kantor, sehingga memperlancar tugas sesuai bidangnya untuk mencapai tujuan.Lingkungan kantor atau kerja non-fisik yang kondusif sangat berpengaruh terhadap tingkat kondusifitas dan kepuasan kerja karyawan. (2) Implementasi administrasi perkantoran di lingkungan kantor yang baik artinya pelaksanaan proses kegiatan tata usaha yang menimbulkan ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima sampai dengan menyalurkannya di lingkungan kantor yang kondusif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Oleh karena itu semakin baik lingkungan kantor dan semakin tinggi motivasi yang dimiliki karyawan, semakin tinggi pula kecenderungan dalam menciptakan lingkungan kerja yang baik.

Kata kunci: Administrasi, Administrasi Perkantoran, dan Lingkungan Kantor.

 

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Di dunia perkantoran, lingkungan kantor merupakan salah satu hal yang penting karena dapat mempengarungi kedinamisan suatu tempat dan produktivitas sebuah organisasi. Oleh sebab itu Lingkungan kantor direncanakan dengan desain yang sedemikian rupa sehingga tempat kerja menjadi nyaman dan efisien bagi pegawai kantor. Selain lingkungan kantor sebagai penjelasan ruang secara efektif, lingkungan kantor juga mampu memberi kepuasan kepada pegawai. Lingkungan kantor pun mampu menjelaskan suatu proses penentuan kebutuhan akan ruang dan juga penggunaan ruang secara terperinci, sehingga membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien.

Kondisi ruang kantor berpengaruh terhadap kinerja Pegawai Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi Sosial Kota Cimahi (Sedarmayanti, 2014) ini untukmengetahuiseberapabesar pengaruh tata ruang kantor terhadap kinerja pegawai di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Sosial Kota Cimahi, yang kemudian diperoleh hasil bahwa tata ruang kantor berpengaruh positif (signifikan) antara tata ruang terhadap kinerja pegawai dengan pengaruh sebesar 35,4%.

Faktor penting yang turut menentukan kelancaran tata uasaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.

Sebuah perkantoran tingkat produktivitas pegawai yang tinggi merupakan harapan semua organisasi atau perusahaan, dan lingkungan kantor yang sesuai akan mendukung tercapainya tujuan tersebut. Kondisi lingkungan kantor sangat berpengaruh terhadap naik turunnya produktivitas kerja pegawai. Selain itu lingkungan kantor sedikit banyak akan mempengaruhi fisik maupun psikologis pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu sebuah kantor dituntut untuk memiliki lingkungan yang dapat membuat para pegawai nyaman dan bersemangat dalam mengerjakan tugas-tugas perkantoran. Hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Sterk (2005) menemukan bahwa 83% pegawai sangat mengharapkan adanya pencahayaan yang tepat, area kerja yang sesuai, serta temperatur udara yang nyaman.

Atas dasar pemikiran padalatar belakang permasalahan tersebut di atas maka artikel inidapat dibuat judul sebagai berikut:“Implementasi Administrasi Perkantoran di Lingkungan Kantor”.

Rumusan Masalah

Berdasarkanlatar belakang masalah terebut di atas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimanakah pengenalan lingkungan kantor yang kondusif itu?

2.      Bagaimanakah implementasi administrasi perkantoran di lingkungan kantor yang baik?

Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan artikel makalah ini adalah:

1.      Untuk menambah wawasan para siswa mengenai lingkungan kantor yang baik dan nyaman.

2.      Untuk memahami lingkungan perkantoran sebagai pijakan dalam menyelesikan permasalahan dalam administrsi perkantoran.

Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan artikel ini antara lain bagi: (1)Sekolah, untuk memberikan sumbangan yang positif khususnyatentang bagaimana penataan dalam perkantoran, seperti apa lingkungan dan tata letak kantor yang kondusif; (2)Guru, untuk menambah pengetahuan tentang bagaimana mengimplementasikan adminitrai perkantoran di lingkungan kantor yang kondusif sehingga dapat memperlancar tugas dan kinerja guru itu sendiri. (3)Siswadan pemabaca,untuk menambah pengetahuan dan mendalami mata pelajaran Pengantar Adminstrasi perkantoran khususnya dalam bidang lingkungan kantor yang kondusif.

KAJIAN TEORI

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasiberasal dari bahasa Latin yaitu Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu:(1)Administrasi dalam arti sempit. Handayaningrat (1988:2), mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan. (2)Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie, (1980:9), “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”. Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian bahwa “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3).

Perkantoran berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit. Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.

Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:

(1)Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan, (2) Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan, (3) Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information, (4) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulan bahwa administrasi perkantoran adalah proses diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Lingkungan Kantor

Lingkungan kantor adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin, 2002: 142). Lingkungan kantor adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Nitisemito, 2002: 183).

Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan lingkungan kantor adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan kantordalam penyelenggaraan aktivitas organisasi.

Fungsi Kantor

Menurut Mills, tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni sebagai berikut: (1)Menerima Informasi (to receive information). Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis,(2)Merekam dan menyimpan data-data serta informasi(to record information). Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rician negosiasi, transaksi, korespondensi, pesanan, faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, dan laporan persediaan,(3)Mengatur Informasi (to arrange information). Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkaninformasi dan sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggungjawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen, seperti penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan keuangan, (4)Memberi Informasi (to give information).Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebu adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, dan laporan keuangan, (5)Melindungi Aset(to safeguard assets).

Kelima fungsi tersebut harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah (desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Akan tetapi, di dalam perusahaan besar dan kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau kompleks harus memenuhi fungsi tersebut. Kantor adalah pelayanan dari manajeman.

Selain lima fungsi di atas kantor masih mempunyai empat fungsi yaitu: (a) Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan. Sebagai badan eksekutif, kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi. Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi: pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha dan humas; (b)Perantara. Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antarbagian dalam organisasi; (c)Koordinator. Mengawasi dan mengkoordinasi seluruh kegiatan organisasi; (d)Penghubung dengan publik. Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan terhadap organisasi.

Ciri-Ciri Kantor Modern

Modern dalam hal ini bukan berarti gedung mewah atau pegawai dengan pakaian rapi. Modern yang dimaksud dalam hal ini dapat dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip pelaksanaan kerjanya.

Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor (Sukoco, 2011). Ciri-ciri kantor modern dari segi aktivitasnya antara lain: (1)Merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan; (2)Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan pekerjaan; (3)Membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan penyederhanaan system; (4)Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan; (5)Memiliki pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel; (6)Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis; (7)Memiliki sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan jaman; (8)Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dengan tuntutan jaman; (9)Penggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang; (10)Organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya; (11)Tugas-tugas dibagi habis sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya penumpukan kekuasaan di satu tangan; (12)Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure), untuk memudahkan pelaksanaannya.

Selain dari segi aktivitasnya, ciri-ciri kantor juga dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah: (1) Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern; (2)Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI) sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat; (3)Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer.

Faktor-faktor lingkungan fisik Kantor

Lingkungan kantor adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya.Faktor-faktor lingkungan kantor adalah sebagai berikut: (1)pewarnaan; (2)penerangan; (3)udara; (4)suara bising; (5)ruang gerak; (6)keamanan; (7)kebersihan; (8)kemanan.

Berdasarkan faktor-faktor di atas dapat dijabarkan sebagai berikut: (1) Pewarnaan. Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam melaksanakan pekerjaan, akan tetapi banyak perusahaan yang kurang memperhatikan masalah warna. Dengan demikian pengaturan hendaknya memberi manfaat, dalam arti dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Pewarnaan pada dinding ruang kerja hendaknya mempergunakan warna yang lembut.Warna yang baik dipakai pada ruangan yang sempit adalah warna putih, karena dengan putih ruangan tersebut akan nampak lebih luas, bersih yang dapat membantu pekerjaan yang memerlukan ketelitian.

(2)Penerangan. Penerangan dalam ruang kerja karyawan memegang peranan yang sangat penting dalam meningkatkan semangat karyawan sehingga mereka akan dapat menunjukkan hasil kerja yang baik, yang berarti bahwa penerangan tempat kerja yang cukup sangat membantu berhasilnya kegiatan-kegiatan operasional perusahaan.

(3)Udara.Di dalam ruangan kerja karyawan dibutuhkan udara yang cukup, dimana dengan adanya pertukaran udara yang cukup, akan menyebabkan kesegaran fisik dari karyawan tersebut. Suhu udara yang terlalu panas akan menyebabkan menurunnya semangat kerja karyawan di dalam melaksanakan pekerjaan.

(4)Suara bising.Bunyi bising sangat diperhatikan, karena dapat membantu kesenangan kerja, merusak pendengaran dan dapat menimbulkan komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap perusahaan selalu berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau paling tidak menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut.

Suara bising dapat dihindari dengan suatu tindakan seperti: (a) Mengurangi intensitas dari bunyi itu pada sumbernya dengan mengadakan perubahan atau modifikasi mesin secara mekanis; (b) Mencegah terpencar atau meluasnya suara bising tersebut dengan mengisolasikan atau menutup rapat-rapat suara bising tersebut;(c) Menghindari adanya alunan suara yang memantulkan dengan jalan menyerap suara itu dengan bahan-bahan penyerap suara itu seperti rock wall atau fiber glass.Lebih baik menggunakan musik, musik merupakan salah satu sarana untuk meningkatkan kepuasan kerja dan kinerja karyawan dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Sebaiknya program pemutaran musik hanya diberikan dalam jangka waktu 10-15 menit setiap jam.

(5)Ruang gerak. Dalam suatu perusahaan hendaknya karyawan yang bekerja mendapat tempat yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas. Seseorang tidak mungkin dapat bekerja dengan tenang jika tempat yang tersedia tidak dapat memberikan kenyamanan.Padatnya tempat sama ruang gerak yang sempit dapat mengurangi semangat kerja karyawan dalam melakukan aktivitasnya.

Persyaratan lingkungan fisik Kantor yang Kondusif

Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut(Maryati, 2014): (1)Kebersihan.Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya;(2) Luas Ruang Kantor.Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi); (3) Suhu Udara.Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius; (4)Ventilasi.       Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja;(5) Penerangan Cahaya.Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan; (6) Fasilitas Kesehatan.Kamar kecil, toilet,dll.,harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya; (7) Fasilitas Cuci. Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya; (8) Air Minum.Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus; (9) Tempat Pakaian.Dalam kantor harus disediakantempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah; (10)Tempat Duduk.Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki; (11)Lantai, gang, dan tangga.Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar; (12)Mesin.Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih; (13) Beban berat. Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan; (14)Pertolongan Pertama.Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat–obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja; (15)Penjagaan Kebakaran. Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm; (16)Pemberitauan kecelakaan. Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian/absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.

Pentingnya Lingkungan fisik kantor yang Kondusif.

Lingkungan fisik kantor yang Kondusif itu sangat dibutuhkan karena, (1)Mempengaruhi kesehatan pegawai (pengaruh penerangan yang jelek terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan). (2)Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan) yang jelek mengakibatkan kesalahan – kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,2002).

Lingkungan Sosial Kantor

Lingkungan sosial kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Lingkungan kantoradalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan social-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi.

Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi: (1)Komunikasi Formal.Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll; (2)Komunikasi Informal.Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar sejawat maupun dengan bawahan; (3)Komunikasi Eksternal.Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan pihak – pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan lembaga dengan mitra kerja; (4)Komunikasi Internal.Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang – orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor; (5)Komunikasi Vertikal. Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi, contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rektor dengan para dosen, direktur dengan cleaning service; (6)Komunikasi Horizontal.Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain antar dekan di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas.

Dasar Pemilihan Letak Kantor yang Baik

Dalam pemilihan lokasi kantor/tempat kantor terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Terry (Dalam Gie 2000) faktor–faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih tempat/lokasi kantor ialah: (1)Corak Gedung, termasuk warna gedung, ukuran, reputasi, usia, usia gedung , pelayanan yang tersedia; (2)Fasilitas gedung yaitu fasilitas fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar dll; (3)Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan para pelanggan, fasilitas pengakutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dll; (4)Biaya. Semua faktor yang menimbulkan biaya tetepi dipertimbangkan biaya yang minimal; (5)Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas penyewaan (lama penyewaan). Perpindahan kantor sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaaan yang sudah besar; (6)Flexsibelitas ruangan. Meliputi ruang yang memungkinkan pengaturan yang cocok untuk bermacam–macam bagian kantor, ukuran diesign yang cocok untuk tempat peralatan, mesin–mesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya dilakukan perubahan–perubahan terhadap ruang itu sendiri; (7)Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapat penerangan alam, ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup; (8)Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh, karena itu akan dapat menggangu pekerjaan kantor.

PEMBAHASAN IMPLEMENTASI ADMINISTRASI PERKANTORAN DI LINGKUNGAN KANTOR

Agar rumusan masalah di atas dapat terjawab maka ada dua pernyantaan yang harus diuraikan yakni langkah-langkah pengenalan lingkungan kantor yang kondusif dan implementai adminitrasi perkantoran di lingkngan kantor yang baik.

Langkah-Langkah Pegenalan Lingkungan Kantor Yang Kondusif

Lingkungan kantor adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu untuk mempermudah dalam mencapai suatu tujuan lembaga yang diinginkan. Setelah membaca uraian dalam kajian teori di atas dapat dijelaskan bahwa lingkungan kantor yang kondosif yaitu sebuah kantor yang (1)lingkungan sosial kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor tersebut. keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan social-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi.

(2)Dalam pemilihan lokasi kantor/tempat kantor terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli (Terry, 2000) yakni: Corak Gedung, termasuk warna gedung, ukuran, reputasi, usia gedung, pelayanan yang tersedia; Fasilitas gedung yaitu fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar dll; Dekatnya kantor dengan perusahaan,misalnya hubungan para pelanggan, fasilitas pengakutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dll; Semua faktor yang menimbulkan biaya tetapi dipertimbangkan biaya yang minimal; Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas penyewaan (lama penyewaan). Perpindahan kantor sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaaan yang sudah besar; Fleksibelitas ruangan, meliputi ruang yang memungkinkan pengaturan yang cocok untuk bermacam–macam bagian kantor, ukuran design yang cocok untuk tempat peralatan, mesin–mesin. Penerangan dan ventilasi di tiap ruangan diusahakan mendapat udara yang cukup; Bebas dari kotoran dan suara gaduh yang akan dapat menggangu pekerjaan kantor.

(3) lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut (Maryati, 2014): Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya; Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi); Suhu temperatur udara yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius; Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja; Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan; Kamar kecil, toilet, dll., harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya; Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya; Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus; Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah; Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki; Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar; Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih; Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan; Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat–obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja; Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm; Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian/absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.

(4)Dari segi aktivitasnya, ciri-ciri kantor juga dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah: Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern; Seluruh sistem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI) sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat; Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer.

(5)Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor (Sukoco, 2011) dengan ciri-ciri antara lain: Merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan; Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan pekerjaan; Membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan penyederhanaan system; Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan; Memiliki pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel; Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis; Memiliki sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan jaman; Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dengan tuntutan jaman; Penggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang; Organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya; Tugas-tugas dibagi habis sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya penumpukan kekuasaan di satu tangan; Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure), untuk memudahkan pelaksanaannya.

Implementasi Administrasi Perkantoran di Linngkunan Perkantoran yang Baik.

Dalam kajian teori telah dijelaskan bahwa Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan, juga dapat diartikan sebagairuang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Kantor juga merupakan setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Kantor juga berarti unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

Dengan demikian dapat diambil pengertian bahwa administrasi perkantoran adalah proses diselenggarakannya kegiatan tata usaha dalam suatu kantor, dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

            Lingkungan kantor adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan kantordalam penyelenggaraan aktivitas organisasi. Adapun lingkngan kantor yang baik adalah lingkungan kantor yang memenuhi syarat yang dapat menciptakan kondusifitas perkantoran. Lingkungan kantor yang kondusif apabila mampu mewujudkan lima fungsi kantor dengan maksimal, yakni (1)dapat menerima irformasi dengan baik; (2)merekam dan menyimpan dengan baik data-data informasi; (3)dapat mengatur informasi dengan baik; (4)dapat memberi informasi dengan baik; dan (5)dapat melindungi aset kantor dengan baik.

PENUTUP

Simpulan

Berdasarkan uraian-uraian rumusan masalah, kajian teori, dan pembahaan di atas maka dapat disimpulkan sebagai berikut: (1)Lingkungan kantor yang kondusif adalah suatu kantor yangdapat memberikan fungsinya secara maksimal, modern, dan menunjukkan hubungan antar orang (social kultural) yang terlibat dalam kantor, sehingga memperlancar tugas sesuai bidangnya untuk mencapai tujuan. Adapun linkungan kantor yang baik adalah segala sesuatu di sekitar para pekerja baik secara fisik maupun non fisik yang dapat mempengaruhi diri pribadi, didalam melaksanakan tugas-tugasnya;letak kantor yang strategis dengan memperhatikan faktor yang perlu dipertimbangkan seperti fasilitas gedung, dekatnya kantor dengan perusahaan, biaya, stabilitas penyewa, flexibilitas ruangan, penerangan dan vetilasi yang cukup, sertabebas dari kotoran dan suara gaduh; dan persyaratan fisik di lingkunganyang harus diusahakanoleh setiap kantor, yakni: kebersihan, luas ruang kantor, suhu udara, penerangan cahaya, fasilitas kesehatn, fasilitas cuci, air minum, tempat pakaian, tempat duduk, lantai gang tangga, mesin, PPPK, pemadam kebakaran, dan pemberitahuan kecelakaan.(2) Implementasi administrasi perkantoran di lingkungan kantor yang baik artinya penerapan atau pelaksanaan proses diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya di dalam lingkungan kantor yang kondusif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Lingkungan kantor yang kondusif yaitu sebuah kantor yang memenuhi syarat-syarat tertentu: (a)terdapat lingkungan sosial kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor tersebut demi kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. (b)Dalam pemilihan lokasi kantor/tempat kantor terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. (c)Lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor yang memadahi,kebersihan terjamin, meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya, ruang kerja harus minimal (3,7 meter persegi),suhutemperature udara dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius,peredaran udara yang segar,cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup, kamar kecil tersedia, tersedia ruang cuci muka/tangan dengan air,air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan, disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki, lantai harus pelihara agar orang tidak mudah tergelincir, bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang terlatih, dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat–obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai, harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm. (d) Dari segi aktivitasnya, ciri-ciri kantor juga dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana yang digunakan harus memenuhi syarat, yakni: punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern, seluruh sistem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI),perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer. (e) Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor, dengan ciri-ciri antara lain: merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan, membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan pekerjaan, membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan sistem, membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan, memiliki pegawai yang disiplin dan akuntabel, pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme, penggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang; organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat menuntaskan segala macam pekerjaan,tugas-tugas dibagi habis sedemikian rupa,dan setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure) untuk memudahkan pelaksanaannya.

Saran

Saran dalam artikel ini disampaiakan kepada: (1)Sekolah. Sebagai Manajer di sekolah, maka Kepala Sekolah perlu menciptakan lingungannya yang kondusif dan baik, secara fisik maupun non fisik. (2)Guru. Sebagai administrator dalam proses belajar mengajar, perlu menerapkan proses pembelajaran dengan memperhatikan kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya di dalam kelas maupun di luar kelas yang kondusif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (3)Siawa dan pembaca. Sebagai warga yang sedang membutuhkan pelayanan, maka siswa perlu memanfaatkan lingkungan sekolah/kantor yang kondusif dan baik secara maksimal, agar memperoleh bekal ilmu pengetahuan sebanyak-banyaknyaguna menambah wawasan dalam mengatasi masalah-masalah kehidupan yang dihadapi sekarang maupun yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

Azmi, Anna Fandiyah. 2017. Jurnal Fungsi Kantor dan aktivitas Kantor. http://annafandiahazmi.blogspot.co.id diunduh 7 April 2018.

Handayaningrat, Soewarno, 1988. Pengantar Studi Ilmu Administrasi. Jakarta: Gunung Agung.

Komarudin, 2002. Pengaruh Kompensasi dan Lingkungan Kerja terhadap Kepuasan Kerja. Studi Kasus Karyawan pada PT Karya Deli Stelindo Medan.

Maryati, 2014. Manajemen Perkantoran Efektif. Bandung: Erlangga.

Moekijat, 1997. Manjemen Perkantoran. Yogyakarta:BPFE.

Moekijat, 2002. Manjemen Perkantoran. Yogyakarta:BPFE.

Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management. Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd.

Nitisemito, 2002. Manajemen Perkantoran. Surakarta: Pustaka Setia.

Prajudi Atmosudirjo, 1982.Administrasi Perkantoran. Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Siagian, Sondang P, 1994. Manajemen Sumer Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Sijanggut, 2009. Dasar Desain Interior Rumah/Kantor nan Minimalis. Bandung; CVAstro.

Soetrisno, (2001).Administrasi Perkantoran. Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara

Sudarmayanti, 2014. Jurnal Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap Kinerja Pegawai Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi Sosial Kota Cimahi, e-mail:[email protected].

Sukoco,M Badri, 2011. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Surabaya: Erlangga.

Sterk, 2005. Human Resources Mnagement (Fourh Edition), USA Allyn and Bacon.

The Liang Gie, 2000. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Liberty

The Liang Gie, 2007. Administrasi Perkantoran Modern, edisi empat. Yogyakarta: Liberty.

Yunita, 2017. Jurnal Umum menciptkan lingkungan kerja yang kondusif di kantor.http://yunita.blogspot.com/2017/lingkungan-kantor.html,diunduh7 April 2018.